Wissen sichern: Wie Betriebe Erfahrungswissen festhalten, bevor es fehlt.

Warum jetzt

Nach dem Statistischen Bundesamt erreichen bis 2040 rund 13,3 Millionen Erwerbspersonen das gesetzliche Rentenalter von 67 Jahren, etwa 30 Prozent der heutigen Erwerbspersonen. Die jüngeren Jahrgänge können die Babyboomer zahlenmäßig nicht ersetzen [1]. Für einen Betrieb heißt das: Die Kollegin, die weiß, warum die Anlage im Winter anders eingestellt wird, geht, und niemand hat es je aufgeschrieben.

Welches Wissen verloren geht

Es geht um die Ausnahmen, die an Situationen gebunden sind. Man bekommt sie selten, indem man jemanden bittet, „mal alles aufzuschreiben“.

Vorgehen in fünf Schritten

1. Rollen statt Personen wählen. Fragen Sie: Welche Rolle im Betrieb ist schwer zu ersetzen? Das Wissen gehört danach zur Rolle, nicht zur Person.
2. In Gesprächen erheben. Konkrete Fragen zu echten Fällen holen mehr heraus als ein leeres Dokument: „Was war der letzte Auftrag, bei dem Sie vom Standard abweichen mussten, und warum?“
3. In einzelne Sätze fassen. Ein Satz, eine Aussage. So lässt sich jede Aussage später einzeln finden, prüfen und ändern.
4. Im Wortlaut bestätigen lassen. Gespeichert wird nur, was die Fachkraft genau so bestätigt hat.
5. Mit Quelle abrufbar machen. Wer später fragt, bekommt die Antwort mit dem Satz, aus dem sie stammt. Steht etwas nicht drin, wird auch das gesagt.

Fair bleiben: Rollen statt Profile

Wer Wissen sammelt, kann versucht sein, zu zählen, wer wie viel beiträgt. Davon ist abzuraten. KI-Systeme, die zur Bewertung von Leistung und Verhalten von Beschäftigten bestimmt sind, gelten nach Anhang III Nummer 4 der KI-Verordnung als Hochrisiko-Systeme [2]. Die Datenschutzkonferenz warnt außerdem davor, dass bei KI-Nutzung Profile einzelner Beschäftigter entstehen [3]. Und eine Fachkraft teilt ihr Wissen offener, wenn niemand mitzählt.

Wie die Oase das macht

Der Wissenssammler der Oase führt das Gespräch mit einer Fachkraft und stellt die Fragen. Jeder Satz wird erst gespeichert, wenn der Mensch ihn im Wortlaut bestätigt hat. Das Wissen hängt an Rollen, und keine Ansicht der Oase zählt Beiträge je Person. Im Gedächtnis ist es danach mit Quelle abrufbar.

Dieser Leitfaden ordnet ein und ersetzt keine Rechtsberatung. Maßgeblich ist der Wortlaut der verlinkten Rechtstexte.

Quellen

1. [1] Statistisches Bundesamt: 13,3 Millionen Erwerbspersonen erreichen in den nächsten 15 Jahren das gesetzliche Rentenalter, Pressemitteilung N 039, Juni 2026
2. [2] Verordnung (EU) 2024/1689 (KI-Verordnung), Anhang III Nummer 4
3. [3] Datenschutzkonferenz: Orientierungshilfe „Künstliche Intelligenz und Datenschutz“, 6. Mai 2024